Nueva Reglamentación Factura Electrónica

Nueva Reglamentación Factura Electrónica

5/13/2019

A finales del mes pasado, la DIAN emitió una nueva legislación que reglamentará el nuevo modelo de Facturación Electrónica en Colombia: Resolución 000030 .

A continuación le exponemos los puntos principales:

 

  • Las etapas de la factura electrónica ahora se llaman: Generación, transmisión, validación, expedición y recepción
  • El procedimiento para registro de los facturadores electrónicos a nivel general es el siguiente:

     
    1. Inscribirse en el servicio informático de validación previa, registrando sus datos de facturador electrónico y de adquiriente electrónico.
    2. Indicar si cumplirá con la obligación de facturar a través de un software propio, a través de un proveedor tecnológico como Facture, o través de la plataforma gratuita de la DIAN.
    3. Indicar la razón social y NIT del proveedor o dueño del software, y su respectivo PIN de seguridad dado cuando el PT se autorizó.
    4. Iniciar las pruebas para habilitarse como facturador electrónico, con un mínimo de transacciones exitosas mínimas, y esperar que el servicio informático le confirme con su visto bueno.
    5. Una vez superadas las pruebas, puede solicitar su autorización de numeración de facturación electrónica, y continuar con la obtención de la “clave de contenido de control”.
    6. Cuando se trabaje con un proveedor tecnológico, se debe indicar en el catálogo de participante quien será el proveedor que le prestará el servicio.
    7. Asociar en el sistema de validación el software del proveedor tecnológico.
    8. Asociar los prefijos de su numeración al proveedor tecnológico.
    9. Una vez cumplidos los pasos anteriores, la DIAN actualizará de oficio la responsabilidad en el RUT, y a partir de esa fecha se considera que el facturador está habilitado en el sistema.

 

  • Las notas crédito y las notas débito ahora llevaran un código que se llama CUDE: Código Único de Documento Electrónico.
  • Los calendarios 1 y 2 obligados en la resolución 020 para Agosto y Septiembre respectivamente, ahora tienen un plazo adicional de 2 meses cada uno, es decir que el grupo 1 queda para octubre y el grupo 2 queda para noviembre. Esto no aplica para las empresas de régimen simple (no es lo mismo que régimen simplificado).
  • Antes de vincular a cualquier facturador, Facture debe registrarse y superar las pruebas del sistema de validación, para luego quedar inscrito en el catálogo de participantes como Proveedor Tecnológico.
  • La factura electrónica ahora debe ser enviada a la DIAN primero para su validación antes de realizar la entrega al adquiriente. Sin embargo, si la DIAN tiene inconvenientes técnicos para poder recibir la factura, la factura se entenderá expedida con el envío y entrega de la factura al adquiriente sin la validación previa.
  • Una vez que la DIAN notifique que se han reestablecido sus servicios, la factura tendrá 48 horas continuas máximo para ser transmitida a la DIAN.
  • Cuando la DIAN reciba la factura y la valide, esta quedará registrada y la DIAN remitirá un mensaje con el documento de validación firmado para Facture para que este continúe con la etapa de Expedición y Entrega al adquiriente.
  • Si la factura no pasa las validaciones de la DIAN exitosamente, la DIAN registrará las inconsistencias del documento y notificará a FACTURE con el mensaje de no validación, pero la combinación prefijo + número de consecutivo se podrá volver a utilizar, es decir que se podrá reintentar el envío de ese mismo documento a la DIAN una vez se hayan realizado las correcciones del documento hasta que las validaciones sean exitosas.
  • Únicamente se considerará expedida la factura para efectos tributarios cuando se envíe la factura junto con el documento electrónico de validación firmado por la DIAN adjunto.
  • Los adquirientes electrónicos deberán autorizar si desean recibir facturas a través de un mecanismo automático entre plataformas o proveedores tecnológicos, o recibir la factura por correo electrónico. Tener en cuenta que el mecanismo de entrega por correo electrónico solo será válida hasta agosto del 2020. De allí en adelante deberá ser a través de un mecanismo de intercambio más automático entre proveedores o plataformas.
  • Los adquirientes no electrónicos pueden optar por solicitar la factura por correo electrónico, impresa o que se la radiquen a través de la plataforma gratuita de la DIAN.
  • La DIAN ha puesto su plataforma gratuita en funcionamiento y a disposición de todos.
  • Las facturas de contingencia deberán ser a través de facturas por Talonario o Papel, y se podrán registrar en la DIAN hasta 30 días después que se hayan superado el inconveniente y reestablecido los servicios.
  • Las numeraciones de contingencia que hayan sacado los clientes desde antes, seguirán siendo válidas. Tener en cuenta que las facturas de contingencia no llevan CUFE.
  • La Información debe ser conservada por el facturador electrónico, el proveedor tecnológico y el adquiriente por un periodo mínimo de 5 años. (Art. 632 del ET)
  • Se aclara la fecha a partir de la cual se deben empezar a registrar los facturadores en el sistema de validación, para poder iniciar sus pruebas de habilitación con su operador.
  • El sistema de validación NO es el mismo MUISCA.
  • La DIAN realizará las actualizaciones de responsabilidad por oficio llegada la fecha límite de obligatoriedad de cada Grupo.
  • Para las facturas de intermediación de agencias de viajes se deberá reportar la fecha, monto, comisiones, y algunos datos específicos del sector.
  • Los documentos equivalentes irán desapareciendo en los próximos 3 años, de acuerdo a la siguiente tabla:


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