La solución ideal de facturación electrónica para grandes contribuyentes

La solución ideal de facturación electrónica para grandes contribuyentes

3/1/2018

De acuerdo a la Resolución 10 del 6 de febrero del 2018 emitida por La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los Grandes Contribuyentes estarían obligados a facturar electrónicamente el primero de septiembre del presente año.

Estar obligado a facturar electrónicamente consiste en que a partir de septiembre del 2018 se deberá iniciar a emitir y recibir facturas electrónicas (factura nacional e internacional, nota crédito y débito) según el Decreto 2242 del 2015. De forma general esta normatividad hace referencia a que se facturará en un lenguaje universal (UBL), con elementos obligatorios como la firma digital y el cálculo del Código Único de Factura Electrónica (CUFE), transmitiendo estos documentos en un máximo de 48 horas a la DIAN y al adquirente. 

De acuerdo al volumen de facturas emitidas, la obligatoriedad iniciará con los grandes y medianos emisores, que, con el tiempo al estar obligados a recibir electrónicamente, conllevarán a que los pequeños emisores en su rol de proveedores también inicien a facturar bajo esta modalidad.

Aunque en un primer escenario esta iniciativa se impone, realmente es una gran oportunidad para los empresarios de mejorar su competitividad a través de la digitalización y automatización de sus procesos relacionados a la cadena del procurement (compras). Definitivamente la implementación de la facturación electrónica en la organización conlleva a obtener múltiples beneficios, como, por ejemplo: la centralización y transmisión en tiempo real de la información; la disminución de errores y reprocesos que se traducen en gasto de recursos y tiempo; y por supuesto agilizar los procesos necesarios detrás de las cuentas por cobrar y pagar.

Además de representar una oportunidad, la factura electrónica es el punto de partida para que se masifique el EDI (por sus siglas en inglés Electronic Data Interchange) o intercambio electrónico de un sinnúmero de documentos. Esto se dará entre empresas de diferentes tamaños y sectores, convirtiéndose en una ventaja competitiva para quien la implemente. La factura electrónica es el primer documento que sigue esta lógica sin embargo, hay más de veinte documentos equivalentes (recibos de las universidades, los desprendibles de nóminas, las pólizas de los seguros, etc.) que pueden recibir el mismo tratamiento de la factura electrónica. Todo esto disminuirá el uso del papel significativamente, optimizará tiempos, facilitará el comercio internacional y se apropiará del principio de la interoperabilidad.  Este último es un principio sobre el cual se debe regir la operación de los Proveedores Tecnológicos. Es una de las maneras de apoyar a la DIAN y de ayudarle a los facturadores electrónicos a hacer menos compleja y costosa la transmisión de la información con sus clientes y proveedores.

Pese a evidenciarse como una oportunidad, la obligatoriedad de la factura electrónica para los grandes contribuyentes, en especial para los que emiten altos volúmenes de documentos, es una preocupación por la actual complejidad que representa su proceso completo de facturación que principalmente se debe, entre otras cosas, a:

  • Emisión por ciclos o lotes numerosos de documentos.
  • Sinfín de controles y de reglas de negocio.
  • Necesidad de integración doble vía con más de un sistema informático.
  • Procesos vitales que aún no están a la vanguardia de la digitalización

Por dar un ejemplo, para este último punto, pensemos en el sector de servicios públicos que le factura a predios y no al usuario del servicio. Es imperativo un sistema de domiciliación donde se cuente con una base de datos depurada y actualizada que contenga la información del dueño y del arrendatario para facturarle al que realmente hace uso del servicio.

Dicha complejidad hace necesaria una lógica de proceso y de negocio especial que conlleve a la consecución de una operación segura, eficiente, en pleno cumplimiento legal y asequible. Esto, según el presidente de Facture, Pedro Otoya, la lograrán aplicar y adecuar a las necesidades de cada compañía, únicamente los expertos en la materia de facturación electrónica, y en digitalización y automatización de procesos de procurement, como lo es Facture SAS. Afirma que su visión está encaminada en que su compañía sea reconocida más que como un Proveedor Tecnológico Autorizado por la DIAN, como un verdadero aliado estratégico que comunique la realidad y proponga soluciones de acuerdo al beneficio y las necesidades del cliente. Considera básico que los contribuyentes, con apoyo de sus proveedores tecnológicos, entiendan que la implementación de la factura electrónica es un proyecto multidisciplinario y, por la naturaleza de la información que se maneja y la interacción con una entidad pública y millones de usuarios en tiempo real, debe ser implementada exitosamente desde un principio. Es por esto mismo que hay que iniciar inmediatamente con el proceso de implementación. Asimismo, afirma que para lograrlo no es cuestión de conocimiento y de experiencia únicamente, sino de contar con una plataforma e infraestructura tecnológica con capacidad de cumplir lo exigido por la norma y el cliente, con altos estándares de seguridad de la información y de calidad como la de Facture: Plataforma de facturación y colaboración electrónica PL-COLAB certificada bajo la norma ISO 27001. Hoy en día, solo entre tres compañías de servicios públicos, Facture procesa alrededor de 48 millones de facturas anuales. Además, Facture es una compañía que está en la capacidad de:

  • Emitir y recibir factura electrónica, factura digital y otros documentos electrónicos.
  • Desarrollar interfaces con al menos 10 ERP, y tenerlas en producción tanto para emisión como   para recepción
  • Tener diversos sistemas de apoyo (portal web y, app adaptive y responsive)
  • Proveer una única trazabilidad para el canal electrónico sin dejar a un lado el físico y las notificaciones masivas de email y SMS.
  • Integrarse con plataformas de recaudo y pagos en línea logrando exactitud en operaciones y conciliación de 4 fuentes.
  •  Explotar el documento electrónico como herramienta de venta, al tener un renderizador que permite en el mismo publicidad y mensajes dirigidos a un segmento específico.
  • Por último, la publicación de la resolución que obliga a los grandes contribuyentes a facturar electrónicamente, debe ser percibida como una alerta de que, en un futuro cercano, son todos los colombianos quienes deberán facturar de tal manera. Es el momento de empezar a migrar hacia lo digital, que claramente no es lo mismo que migrar a lo electrónico, pero es ir un paso más adelante y encaminarse hacia la optimización del negocio.
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