Todo lo que debes saber de la facturación electrónica en Colombia

Todo lo que debes saber de la facturación electrónica en Colombia

9/11/2018

Faltan pocos meses para que, según la resolución promulgada por la DIAN, todas las empresas deban emitir y recibir facturación electrónica. El 1 de enero de 2019 es la fecha indicada para el cambio, el cual será muy beneficioso siempre y cuando se implemente de la manera correcta. Por ello hemos construido esta guía que le despejará todas las dudas de esta nueva forma de realizar transacciones.


1. La factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes, productos o servicios y que responde a características de la transacción, condiciones de la expedición, recibo, rechazo y conservación del proceso.

2. La facturación electrónica, en el país, se ha podido solicitar desde el primero de agosto de 2016 a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN, hoy en día el proceso es meramente digital. Las personas que quieran facturar electrónicamente deben registrarse en www.dian.gov.co y manifestar su intención de brindar sus facturas electrónicas de manera voluntaria, siguiendo los pasos que allí se le indican.

3. Cualquier persona natural o jurídica que opte por facturar electrónicamente puede hacerlo por medio de soluciones que se le brinden dentro de la misma empresa o tomando los servicios de un Proveedor Tecnológico autorizado por la Dian, como Facture.

4. De los principales beneficios es la facilidad de manejo de la factura, pues ya no se limita a un negocio o a una caja registradora, si no que puedes acceder a ella desde cualquier lugar que tenga una conexión a internet, ya sea en equipos o en dispositivos móviles.

5. El paso de facturación física a electrónica, a corto y a largo plazo, representa muy bajos costos en cuanto al almacenamiento, costos de operación y riesgo de pérdida de información, incluyendo los gastos administrativos de emisión y recepción.

6. Se brinda por medio de la facturación electrónica mayor seguridad, pues es menos probable que una empresa sea suplantada por medio de esta práctica o que se utilicen sus datos para manipular información de terceros. La Facturación Electrónica es más segura porque el tipo de formato que se maneja (xml) es un encriptado, con el cual la DIAN se ha asegurado que los canales de comunicación entre las empresas operen bajo los más altos estándares de seguridad.

7. La masificación de la facturación electrónica debe afrontar cinco retos:
- Acabar con el mito de que la facturación electrónica es un asunto de grandes empresas, pues las PYMES, según la revista Dinero en 2017, representa el 99,9% del total de las empresas en el país.
- Lograr la implementación de la factura electrónica tanto al momento de emitir como de recibir.
- Evitar y cambiar métodos poco prácticos de facturación, ya que algunas PYMES aún facturan con formatos manuscritos.
- Lograr capitalizar los beneficios de la Facturación electrónica, adaptándose a procesos automáticos de facturación que garanticen casi el cero error, que emitan facturas en menos tiempo, que eviten devoluciones y demoras en los pagos, aumentando el flujo de caja
- Elegir una solución de un proveedor tecnológico que ofrezca una solución fácil de entender y maniobrar, cumpliendo con lo reglamentado y las expectativas de sus usuarios

8. Aunque Colombia es una economía importante a nivel de Latinoamérica, es una de las que más ha tardado en implementar la facturación electrónica. Chile, Perú, Argentina y, en especial, México, ya operan bajo este sistema. En el país centroamericano se ha solidificado a tal nivel que si tomas un taxi puedes solicitar la factura que te llegará al correo electrónico. Sin embargo, el crecimiento en Colombia de la Facturación electrónica ha sido acelerado, pues desde el 2015 ha tenido una aceleración importante, representada por más de 3.500 empresas que hacen uso de este recurso en la actualidad.


9. Según la Revista Dinero en 2017, el proyecto ha sido financiado por un acuerdo con el Banco Interamericano de Desarrollo por más de 35 mil millones de pesos, los cuales se verán reflejados en la infraestructura que soporta el almacenamiento y validación de las facturas electrónicas que se reciben en la DIAN, las consultorías realizadas con expertos nacionales e internacionales y los gastos de funcionamiento propios del proyecto. Se espera ejecutar el total de la inversión para el año 2020.
 


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