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Preguntas Frecuentes

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un tipo de documento electrónico que se utiliza como soporte de la venta de productos o servicios, tal como lo hace una factura tradicional en papel. Igual que una factura tradicional, la factura electrónica debe cumplir con una serie de requisitos legales. En Colombia, para que una factura electrónica sea válida ésta debe ser expedida, exhibida, entregada, aceptada y conservada de forma completamente electrónica.

¿Cuál es la legalidad de la factura electrónica en Colombia?

La factura electrónica en Colombia se constituye como un documento completamente legal que se utiliza para soportar las ventas tal como ocurre con la factura tradicional. Sin embargo, para considerarse válida debe ser expedida, exhibida, entregada, aceptada y conservada de forma electrónica, eliminando de esta forma el uso del papel y los procesos de distribución.

¿Cómo garantizan la autenticidad e integridad de la factura electrónica?

Así mismo, se ha denotado la obligatoriedad de la certificación para los proveedores de facturación electrónica, tal como es el caso de Facture. Estamos certificados en ISO 9001:2008.

Facture como proveedor de facturación electrónica cuenta con un proceso de calidad certificado bajo la norma ISO 9001:2008, evitando de esta forma que el cliente se preocupe por la calidad del proceso y pueda concentrarse específicamente en sus proceso operativos.

¿Qué es una firma digital?

La firma digital, que no debe ser confundida con la firma electrónica, es un mecanismo criptográfico que le permite al receptor de un mensaje firmado de esta forma determinar el origen de los datos contenidos dentro del mensaje y por tanto su autenticidad y no repudio.

Esta firma también constata la integridad del mensaje, es decir, que el contenido del mensaje no fue cambiado desde el momento que fue firmado por su emisor hasta el momento que fue recibido. Si los datos son cambiados, la firma se invalida automáticamente.

Es por esto que los documentos electrónicos, para asegurar su valor oficial y probatorio ante un juzgado u otro evento de gravedad, van firmados digitalmente y/o cuentan con otro mecanismo de control y seguridad, que permite asegurar la validez de la información, como el sellado de tiempo.

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica, que no debe confundirse con la firma digital, es el equivalente electrónico de una firma manuscrita. Una firma electrónica puede ser sencillamente una representación gráfica de una firma, o una firma escaneada y puesta sobre un documento.

La firma electrónica, al ser una representación gráfica de una firma manuscrita, normalmente no cuenta con mecanismos de control o verificación, y por tanto no tiene valor probatorio. Es simplemente una imagen puesto sobre un documento. Normalmente, la firma electrónica es utilizada para que los documentos digitalizados se parezcan a los originales, también se utilizan al mismo tiempo que la firma digital para darle un sentido estético más familiar a la firma digital.

Normalmente, la firma electrónica es utilizada para que los documentos digitalizados se parezcan a los originales, también se utilizan al mismo tiempo que la firma digital para darle un sentido estético más familiar a los documentos que hacen uso de la firma electrónica.

¿Qué es el sellado de tiempo?

El sellado de tiempo (timestamping) sirve para establecer la validez de un documento electrónico, mediante la certificación del momento exacto en que fue creado o modificado.

Este mecanismo, que también es considerado un tipo de firma digital, permite demostrar que una serie de datos no ha sido alterada en un período de tiempo específico. Consiste en una serie de caracteres que denotan la hora y fecha exacta en cuál ocurrió un evento determinado (por ejemplo, la creación o modificación de un documento electrónico).

De acuerdo a la ley colombiana, tanto la firma digital como el sellado de tiempo son perfectamente válidos y admisibles como reemplazo de una firma manuscrita. Sin estos mecanismos de control y seguridad de los documentos electrónicos el intercambio electrónico de documentos, y por tanto la colaboración electrónica, no serían posibles.

¿Qué es un documento electrónico?

Se entiende como documento electrónico cualquier representación de información conservada y transmitida por medio de un mensaje de datos. Por tanto, un documento electrónico es cualquier documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo digital, que para ser consultado, interpretado o reproducido, debe ser accedido desde un computador u otro dispositivo con capacidad de acceder a información en medios magnéticos.

Hoy en día todo tipo de información contenida en un medio físico, como el papel, puede ser digitalizada para convertirse en un documento electrónico. Sin embargo no todos los documentos electrónicos poseen la misma validez probatoria en términos legales.

Los documentos electrónicos que se crean como copias digitalizadas de un documento físico (es decir aquellos documentos que son escaneados, transcritos, enviados por fax, etc.) no tienen validez legal o probatoria sin el soporte del documento original. Pueden ser utilizados como prueba de un evento o acuerdo, pero su validez o veracidad puede ser cuestionada, ya que son esencialmente el equivalente electrónico de una fotocopia de un documento original. Para tener validez deben ir acompañados de su original.

Por otro lado, existen documentos electrónicos que cuentan con mecanismos de control y seguridad, que garantizan la validez y veracidad de la información contenido en ellos. Para esto existen entidades certificadoras dispuestas y autorizadas legalmente para validar documentos electrónicos. Los mecanismos de seguridad comúnmente utilizados por las entidades certificadoras son los de firma digitaly sellado de tiempo.

Dado que este tipo de documentos electrónicos son creados, certificados, almacenados y consultados de manera casi exclusivamente electrónica, su registro electrónico es el “original” y los agentes certificadores dan fe que una vez fueron firmados o sellados el contenido del documento no fue alterado desde ese momento hasta que fue entregado a su destinatario, y por tanto estos documentos electrónicos tienen validez y valor probatorio ante la ley. Son el equivalente electrónico de un documento notariado o apostillado. Vale resaltar, que la firma digital como mecanismo de control y seguridad no sólo garantiza la integridad y veracidad de los datos, sino que también certifica la identidad de quién creó el documento en cuestión.

Otro tipo de documento electrónico es aquel cuya estructura está diseñada para facilitar o ser parte de procesos automatizados. Este tipo de documentos electrónicos consta de tres partes: datos o metadata (que pueden ser leídos y consultados por programas de software), una representación gráfica de los datos (que puede ser leída y consultada por personas), y uno o varios archivos adjuntos (en caso de ser necesario).

Esta estructura puede venir en cualquier formato (PDF, Word, Excel, etc.) siempre y cuando permita que los datos contenidos en el documento electrónico sean procesados por software especializado para acceder a ellos. El software de consulta y lectura de documentos electrónicos puede ser programado para seguir unas reglas de negocio o motor de workflow. Lo que le permite dirigir los documentos directamente a sus destinatarios y/o que activen procesos específicos dentro de una empresa e incluso entre diferentes empresas.

Esta automatización de procesos facilita la creación de comunidades comerciales que no utilizan el papel como soporte para sus transacciones. De esta manera los documentos electrónicos son la base del intercambio electrónico de documentos (también llamado EDI, por sus siglas en inglés—electronic data interchange) y la colaboración electrónica entre empresas.

¿Qué son procesos cero papel?

Los procesos cero papel, como bien lo dice su nombre, son aquellos que se llevan a cabo sin utilizar papel o reduciendo su uso drásticamente.

Al implementar procesos cero papel las empresas ahorran de 40%-80%, no sólo en costos de manejo de documentos en sí, sino también en tiempos de respuesta y resolución de conflictos, por tanto mejorando la productividad y eficiencia al permitir que la información fluya de manera casi ininterrumpida a través de las organizaciones, mientras que se mantiene un estricto control de seguridad de la información y trazabilidad de los documentos.

Los procesos cero papel se pueden implementar tanto dentro de una empresa, como en una comunidad de empresas. Normalmente es más fácil implementar procesos cero papel dentro de una empresa y luego extender su uso a la red de clientes y proveedores de la misma.

El concepto de procesos cero papel existe desde 1960, cuando se masificó en uso de computadores y software en el manejo de las compañías, y comenzaron a circular los documentos electrónicos.

¿Qué es el intercambio electrónico de documentos?

El intercambio electrónico de documentos, EDI—por sus siglas en inglés, es la aplicación de estándares para facilitar la comunicación entre dos o más aplicaciones de software para que los documentos transmitidos sean recibidos y procesados de manera automática.

El concepto de EDI va ligado al deseo y eventual necesidad de crear procesos y ambientes de trabajo cero papel—es decir procesos más eficientes y efectivos en el uso de los tiempos y recursos de trabajo. Estos conceptos han existido desde la década de 1960, cuando muchas compañías, especialmente en Estados Unidos, desarrollaron sistemas de software para facilitar y agilizar el flujo de documentos dentro de sus empresas.
En aquel entonces, las empresas se dieron cuenta que el manejo de documentos utilizando papel, requería siempre de la intervención humana, lo que creaba errores, retrasos en el procesamiento y eventual pérdida de información, lo que a su vez llevaba a sobrecostos e ineficiencia en los manejos de documentos.

Hoy en día se busca que las empresas pasen de sistemas de manejo de documentos basados en papel, a sistemas basados en documentos electrónicos, y que se apliquen estándares generales, que permitan el manejo de documentos electrónicos a nivel de empresa, industria, comunidades comerciales, y países enteros. Se cree que esta migración completa incrementará la productividad yseguridad de la información.

Esto es lo busca el actualmente el EDI, y constituye la llamada colaboración electrónica que es un elemento fundamental para la gestión de procesos de negocio.

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