El Certificado Digital es el medio que permite garantizar técnica y legalmente la identidad de una persona en Internet. Se trata de un requisito indispensable para que las instituciones puedan ofrecer servicios seguros.

La firma electrónica de documentos garantiza la seguridad de que éste es el original y no ha sido manipulado, La posesión de un certificado digital nos permitirá establecer comunicaciones seguras con las administraciones públicas que desarrollen servicios a través de Internet mediante el uso de la firma digital. 

De esta manera podremos realizar multitud de trámites sin necesidad de desplazarnos a las oficinas de la administración correspondiente.

Los adquirientes o compradores pueden realizar las siguientes acciones sobre el documento emitido:

  • Acuse: Con esta acción el comprador/adquiriente certifica que recibió el documento exitosamente.
  • Aceptación: Con esta acción el comprador/adquiriente certifica que el documento es válido y lo acepta satisfactoriamente. Una vez es aceptado el documento, este no puede ser rechazado.
  • Rechazo: Con esta acción el comprador/adquiriente certifica que el documento presenta un error y no cumple con las especificaciones. Se debe tener en cuenta que después de rechazado el documento puede ser aceptado.

De acuerdo con el articulo 20, numeral 1 del Decreto 2242 de 2015, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.

La factura se puede anular únicamente con una nota crédito por el mismo valor por el que fue creada, las NC y ND no se pueden anular.    

Es el mensaje de datos a través del cual un adquirente o comprador a quien le fue facturado de forma electrónica manifiesta que la factura fue recibida por sus sistemas de información. 

El adquirente puede hacerlo a través de sus propios sistemas de información o a través de los medios que disponga para ello el facturador electrónico.

Preguntas frecuentes

Es un tipo de código de barra el cual contiene datos de la factura, permitiendo almacenar gran cantidad de información alfanumérica.  Es requerido por la DIAN para Facturas de venta.

El tamaño mínimo que debe tener el código bidimensional QR es de 2cm para facilitar la lectura por los diferentes dispositivos. Se puede ubicar en cualquier parte de la representación gráfica de la factura.

Facturación electrónica

Es el código único de facturación electrónica, que permite a la DIAN identificar unívocamente una factura electrónica en el territorio nacional. Es un número alfanumérico que se halla a través de un mecanismo establecido por la DIAN, el cual se forma tomando datos de la factura. Es requerido por la DIAN.

El CUFE contiene 40 caracteres, puede ubicarse en cualquier parte de la representación gráfica de la factura y es requerido para las facturas de venta y de exportación.

Se calcula de la siguiente manera:

Código único de facturación electrónica

No es posible, tanto el prefijo como la numeración son autorizadas por la DIAN. En este caso se debe solicitar una nueva numeración (DIAN) y colocarle el prefijo que desea usar.

Para las Facturas, debe solicitarse el rango de numeración a la DIAN.

Para las Notas Crédito y Notas Débito se utiliza una numeración automática.

La DIAN establece los pasos para ser un Facturador Electrónico, en plataforma establecida por el ente se debe:

  • Asociar el Proveedor de Software con el que va a realizar la Facturación Electrónica.
  • Solicitar el rango de numeración (cuando se vaya a iniciar la facturación electrónica y se suspenda la expedición de facturas bajo otra modalidad).

Haga clic aquí. para conocer más información.

Las personas naturales o jurídicas que sean voluntarias o que hagan parte de los obligados a facturar electrónicamente por parte la DIAN, es habilitado como facturador electrónico el obligado o voluntario a facturar cuyo software realizó pruebas técnicas en el servicio electrónico dispuesto por la DIAN y cumple con las especificaciones técnicas establecidas.

Pueden facturar electrónicamente: 

Voluntarios

  • Obligados y no obligados a facturar.
  • Disponibilidad de tiempo para habilitarse como facturadores electrónicos.
  • Cuentan con un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos.

Obligados a Facturar

  • Seleccionados paulatinamente a través de resoluciones de la DIAN.
  • Cuentan con un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos. 
  • 3 meses que les otorga el decreto 2242 y 3 meses adicionales que les otorga el estatuto tributario.

Es el documento generado por medios informáticos en formato electrónico que soporta transacciones de venta de bienes y servicios, y que remplaza al documento físico en papel pero que conserva su mismo valor legal y que, además, garantiza en todo momento la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Para emitir una factura electrónica se deben realizar las siguientes validaciones:

  • Cantidad de los productos mayor que cero.
  • Porcentaje no puede ser mayor que 100.
  • Fecha de emisión del documento no puede ser mayor que la fecha actual.
  • El valor de los productos debe ser igual al valor de la factura.
  • El valor del producto debe ser igual al precio por la cantidad.
  • El valor sin impuestos de la factura debe ser igual a la suma de los valores sin impuestos de los productos.
  • El valor total de la factura debe ser igual a la suma de los importes brutos más cargos, menos descuentos.
  • El valor de la base imponible debe ser igual al total de las líneas más los cargos menos los descuentos.
  • El valor total de los descuentos debe ser igual a la suma de los descuentos de los productos y los descuentos generales.
  • El valor total de los cargos debe ser igual a la suma de los cargos de los productos.
  • La fecha de vencimiento debe ser mayor a la fecha de la factura.